存货在会计中的分类与记录方式取决于其在财务报表中的性质和用途。在资产负债表中,存货被归类为流动资产,其记账方向为借方。
存货的借方记账是因为它被视为一项资产。资产是指由企业拥有或控制的、具有经济价值的资源。存货的经济价值体现在其预期能够在外来市场上转换为现金或其他资产。
当企业购买或生产存货时,该费用被记入存货账户的借方。这表明存货的价值增加了。当存货被出售或使用时,其成本从存货账户借方转销,并计入损益表中的销货成本或生产成本。
这种借方记账的处理方式与负债和所有者权益不同。负债和所有者权益被记在资产负债表中负方。因为负债代表企业欠他人的金额,而所有者权益代表企业所有者的投资和保留收益。
因此,存货在资产负债表中记入借方,是因为它被视为一项资产,具有经济价值,且当其被购买或生产时,对其成本进行借方记账。
存货的会计科目及借贷方向
存货属于资产类科目,具体科目为:
原材料:用于生产产品的材料
在制品:正在生产中的产品
产成品:已完成生产并符合销售条件的产品
存货的借贷方向遵循以下原则:
借方:
增加存货:如采购原材料、完成生产
减少存货:如消耗原材料、销售产成品
贷方:
减少存货:如采购原材料、完成生产
增加存货:如消耗原材料、销售产成品
具体示例:
采购原材料:借:原材料,贷:现金或应付账款
投入原材料生产:借:在制品,贷:原材料
完成生产产品:借:产成品,贷:在制品
销售产成品:借:现金或应收账款,贷:产成品
通过遵循上述借贷方向,企业可以准确记录存货的变动,并反映存货的价值。
存货借方余额是指在计入所有交易和调整后,存货账户中的余额为借方余额。这意味着企业拥有的存货价值大于其未偿还的存货采购成本。
借方余额可能表明以下几种情况:
采购大于销售:当企业采购的存货超过其销售额时,就会出现借方余额。这可能是由于季节性波动、市场疲软或库存过剩。
存货盘点差异:如果实际存货数量大于账面记录,则会出现借方余额。这可能是由于记录错误、盗窃或损耗。
发出存货成本高估:当用于确定发出存货成本的方法高估了实际成本时,也会出现借方余额。例如,当使用先进先出 (FIFO) 方法而实际成本已下降时。
退货接收:当企业收到客户退回的存货时,根据会计原则,应借记存货账户。如果退货数量很大,可能会导致借方余额增加。
借方余额对企业运营的影响视原因而定。如果借方余额是由采购大于销售造成的,则可能导致现金流问题。如果借方余额是由存货盘点差异或发出存货成本高估造成的,则可能表明内部控制存在缺陷,需要进一步调查。
企业可以通过采取以下措施来管理借方余额:
准确记录交易和调整
定期进行存货盘点
选择合适的发出存货成本方法
设置合理的存货水平
强化内部控制
存货出现贷方余额的处理
存货账户出现贷方余额,即借方余额小于贷方余额,表示企业存在存货短缺的情况。这可能是由于以下原因造成的:
盘亏:实际存货数量少于账面记录的存货数量。盘亏可能是由于偷窃、损耗或错误记录造成的。
销售退货:客户退回已售出的商品,导致已记录的销售收入冲销,并形成存货贷方余额。
采购退货:供应商退回已收到的商品,导致已记录的采购支出冲销,并形成存货贷方余额。
处理存货贷方余额时,需要采取以下步骤:
1. 核实余额准确性:仔细核对库存记录和实际存货数量,确保贷方余额准确反映存货短缺情况。
2. 确定原因:调查导致存货短缺的原因,可能是盘亏、销售退货或采购退货。
3. 纠正错误:如果发现错误记录或计算错误导致存货贷方余额,应及时进行更正。
4. 调整库存记录:根据核实的存货短缺数量,调整库存记录。如有必要,可以针对盘亏或短缺建立备抵账户。
5. 更新会计记录:根据库存记录的调整,更新会计记录,包括存货账户、收入账户和支出账户。
还应采取措施防止未来存货短缺的发生,例如:
加强库存管理和定期盘查。
改善安全措施,防止偷窃。
优化采购流程,避免采购过剩。